Nouvelle procédure pour les stages se déroulant en Amérique latine

 

Nouvelle procédure pour les stages se déroulant en Amérique latine 

(ou pays hors Europe/États-Unis/Canada) à partir du 1^er avril 2019 :

 

En accord avec la juriste de l’Université Sorbonne Nouvelle – Paris 3, la priorité est que l’étudiant.e dispose au moins d'un exemplaire de la convention et de l'annexe 2 avec les cinq signatures autographes au début de son stage.

 

1. Envoi de la convention de stage et de l’annexe 2 par e-mail à l’organisme d’accueil

- L’étudiant.e envoie par e-mail la convention de stage et l’annexe 2 (en pdf) à l’organisme d’accueil

- Le/la tuteur.rice et le/la responsable de l’organisme d’accueil impriment et signent la convention et l’annexe 2, scannent les documents et les envoient à l’étudiant.e

2. Impression de la convention de stage, des deux annexes et de la fiche pays

- L’étudiant.e imprime la convention et l’annexe 2, signées par l’organisme d’accueil, en un exemplaire. L’étudiant.e imprime la convention et l’annexe 2, vierges, en trois exemplaires

3. Le circuit des signatures en France

- L’étudiant.e signe ces quatre exemplaires et les fait signer à l’enseignant.e référent.e

- L’étudiant.e transmet ces documents (avec l’annexe 1 et la fiche pays en quatre exemplaires) au bureau des stages de l'IHEAL avec une lettre expliquant les problèmes de poste dans le pays où elle/il effectuera son stage et l’engageant à faire contresigner l’organisme d’accueil dès son arrivée en stage (cf. exemple de lettre à remplir et signer)

- La directrice de l’IHEAL signe les quatre exemplaires de la convention et de l’annexe 2

4. Une fois les trois signatures autographes recueillies

- Le bureau des stages de l’IHEAL transmet la convention, les deux annexes, la fiche pays et la lettre scannées au bureau des stages de Paris 3

- L’étudiant.e récupère les quatre exemplaires de la convention, avec trois signatures autographes, au bureau des stages de l’IHEAL

5. Lors du premier jour de stage

- À son arrivée, l’étudiant.e fait contresigner l’exemplaire transmis par l’organisme et fait signer les trois autres exemplaires de la convention et de l’annexe 2

6. Lors du retour en France

- À son retour en France, l’étudiant.e transmet au bureau des stages de l’IHEAL deux exemplaires de la convention, des deux annexes et de la fiche pays, avec les cinq signatures autographes.

- Un de ces exemplaires sera transmis au bureau des stages de Paris 3 et l'autre sera archivé au bureau des stages de l'IHEAL

 

• Pour les étudiant.e.s qui se trouvent déjà à l’étranger lors de l’édition de la convention de stage :

- L’étudiant.e transmet une version scannée –signée par la/le tuteur.rice et la/le responsable et elle/lui-même - de la convention et de l’annexe 2, ainsi que l’annexe 1 et la fiche pays, en pdf au bureau des stages de l’IHEAL

- La responsable du bureau des stages fera signer la convention et l’annexe 2 à l’enseignant.e référent.e et à la directrice de l’IHEAL et transmettra cet exemplaire scanné à l’étudiant.e et au bureau des stages de Paris 3

- À son retour en France, l’étudiant.e fait signer trois exemplaires de la convention de stage et de l’annexe 2 (qui ont été auparavant signés par la/le tuteur.rice et la/le responsable et elle/lui-même) à l’enseignant.e référent.e et les transmet au bureau des stages de l’IHEAL

- Les trois exemplaires seront signés par la directrice de l’IHEAL

- Le bureau des stages de l’IHEAL transmettra un exemplaire de la convention et de l’annexe 2, avec les cinq signatures autographes, à l’étudiant.e, un au bureau des stages de Paris 3 et en gardera un pour les archives du bureau des stages de l’IHEAL

 

• Pour les étudiant.e.s qui ont fait signer leur convention avant la mise en place de cette nouvelle procédure :

- À son arrivée, l’étudiant.e fait contresigner un exemplaire de la convention de stage et de l’annexe 2 et les transmet par e-mail au bureau des stages de l’IHEAL

- Comme convenu, à son retour en France, l’étudiant.e doit faire signer trois exemplaires de la convention (avec signatures autographes du/de la tuteur.rice, du/de la responsable et elle/lui-même) à l’enseignant.e référent.e

- L’étudiant.e transmet ces trois exemplaires au bureau des stages de l’IHEAL qui les fera signer à la directrice de l’Institut

- L’étudiant.e récupérera un exemplaire. Un exemplaire sera transmis au bureau des stages de Paris 3 et un exemplaire sera archivé au bureau des stages de l’IHEAL