La convention de stage

 

LA CONVENTION DE STAGE : MODE D'EMPLOI

1) Remplissez le formulaire de la convention sur le site de l'université

■ Connectez-vous avec vos identifiants sur iSorbonne, puis dans le bandeau sur Étudiant > Conventions de stage. Une fois sur l'application Stage cliquez sur Conventions de Stage > Créer une nouvelle convention

 

2) Renseignez les différents champs de la convention

■ L'établissement d'enseignement supérieur : Représenté : par Capucine Boidin ; adresse : 5, cours des Humanités, bâtiment de recherche sud, 93322, Aubervilliers  ; tél : 01 88 12 18 34 ; mail : iheal-stages@sorbonne-nouvelle.fr

■ La durée du stage doit être exprimée en jours ou en heures. Merci de consulter le site internet de l'Université Sorbonne Nouvelle - Paris 3 pour trouver plus d'informations sur les bornes de l'année universitaire. Pour l'année 2021-2022, les M1 et M2 peuvent effectuer leur stage jusqu'au 31/08/2022.

■ La gratification sera calculée en fonction de la durée du stage. Cette somme sera déterminée à l'aide du simulateur de calcul disponible sur le site internet Service-Public.fr (pour une gratification basée sur le taux horaire minimale). La montant indiqué sur la convention correspondra à la somme totale des versements, à la gratification mensuelle lissée ou au taux horaire minimum légal (3,90€ au 01/01/2021). La gratification n'est pas obligatoire, quelque soit la durée, pour un stage se déroulant à l'étranger (hormis dans une représentation française à l'étranger comme une ambassade).

■ Les missions seront détaillées et indiquées dans l'encadré prévu à cette effet (ou sur une feuille annexe jointe à la convention). Elles auront été préalablement validées par le responsable pédagogique (directeur de mémoire ou à défaut responsable de diplôme).

Si vous avez un doute sur les informations à indiquer contactez le bureau des stages de l'IHEAL.

 

Si votre stage se déroule à l'étranger

■ La fiche pays et l'annexe 2 sont obligatoires : cette dernière est disponible sur l'"Application stage" en ligne (en cliquant sur "Besoin d'aide ?" en page d'accueil). Il faudra l'imprimer et la faire signer en quatre exemplaires. Merci de consulter l'ensemble de la procédure sur la page "FAQ - Stages à l'étranger".

Remarques : Pour tout projet de stage à l'étranger, vous devez au préalable en informer votre enseignant référent puis remplir une demande de fiche pays via le formulaire en ligne sur le site de l'université. Une convention de stage pour une zone qualifiée "orange" ou "rouge" par le site Conseils aux voyageurs du MEAE ne sera pas acceptée par l'université.

⚠ Le circuit des signatures pour des stages se déroulant en Amérique latine (ou autres pays hors Europe/États-Unis/Canada) est différente. Merci de lire et suivre attentivement la procédure suivante.

3) Le circuit des signatures de la convention de stage

Soyez prévoyant.e : il faut environ deux semaines pour obtenir toutes les signatures pour un stage se déroulant en France. Cette procédure est évidemment beaucoup plus longue pour un stage à l'étranger.

ATTENTION : la convention (y compris l'annexe 1, l'annexe 2 et la fiche pays) devra être imprimée en 4 exemplaires avant signature.

Une fois que toutes les rubriques ont été correctement remplies, la convention doit être signée en quatre exemplaires autographes (chaque signature est de la main du signataire, ce ne sont pas des photocopies, les conventions signées n'ont pas été transmises par fichier attaché).

■ L'étudiant.e imprime l'annexe 1, son contrat d'assurance de responsabilité civile, en quatre exemplaires. Il ajoute à la main le nom de la compagnie d'assurance et le numéro de la police d'assurance aux quatre exemplaires.

■ L'étudiant.e fait d'abord signer le tuteur (en page 1) et le représentant de l'organisme d'accueil (en page 4). Le cachet  de l'entreprise devra être apposé sur les quatre exemplaires.
► Le représentant peut être le dirigeant de la structure, ou un responsable RH.
► L'étudiant.e doit faire également signer le tuteur qui va assurer le suivi de son stage dans l'organisme d'accueil

■ L'étudiant.e signe ensuite les quatre exemplaires.

■ Il remet sans tarder les quatre exemplaires au bureau des stages de l'IHEAL qui soumettra les documents à la signature de l'enseignant référent (ou à défaut le responsable du diplôme) et de la directrice et qui le préviendra que ses conventions sont prêtes. Le cachet du département sera apposé sur les quatre exemplaires.
    
■ Il récupère au bureau des stages deux exemplaires de la convention, un pour lui, un pour l'organisme d'accueil. Le troisième exemplaire reste dans les archives du département, le quatrième est transmis par le département au BAIP/Bureau des stages.

 

4) Modifications en cours de stage

Toutes modifications des clauses figurant sur la convention initiale, une fois qu'elle a été signée et validée (durée du stage, prolongation, modification de la gratification, interruption...) devront faire l'objet d'un avenant téléchargeable via votre espace iSorbonne. L'avenant devra être rédigé en 4 exemplaires et suivre le même circuit des signatures que pour la convention de stage.

 

STAGE AU MINISTÈRE DE L'EUROPE ET DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES (MEAE)

Attention les stages au MEAE suivent une procédure différente, notamment au niveau de la candidature.

Référez à vous à la page dédiée sur le site de l'Université.