La convention de stage

AUCUN STAGE NE PEUT DÉBUTER AVANT LA SIGNATURE DE LA CONVENTION PAR TOUTES LES PARTIES

La convention de stage régit les rapports entre l'Université, le stagiaire et l'organisme d'accueil.

L'Université, représentée par la directrice de l'IHEAL, signe en dernier ressort. Elle autorise ainsi le début du stage.

Sans convention de stage :

L'organisme d'accueil se met dans l'illégalité.

L'étudiant.e n'a pas d'existence juridique dans le cadre de la législation du travail, il n'est pas couvert pour le risque accident du travail / accident du trajet.

 

LA CONVENTION DE STAGE : MODE D'EMPLOI


1) Remplissez le formulaire de la convention sur le site de l'université

Connectez-vous avec vos identifiants sur iSorbonne, puis dans le bandeau sur Étudiant > Conventions de stage. Une fois sur l'application Stage cliquez sur Conventions de Stage > Créer une nouvelle convention

 

2) Renseignez les différents champs de la convention

L'établissement d'enseignement supérieur : Représenté : par Capucine Boidin ; adresse : 28 rue Saint-Guillaume 75007 Paris ; tél : 01 44 39 86 93 ; mail : iheal-stages@sorbonne-nouvelle.fr

La durée du stage doit être exprimée en jours ou en heures. Merci de consulter le site internet de l'Université Sorbonne Nouvelle - Paris 3 pour trouver plus d'informations sur les bornes de l'année universitaire. Pour l'année 2018-2019, les M1 peuvent effectuer leur stage jusqu'au 31/08/2019 et les M2 jusqu'au 30/09/2019.

La gratification sera calculée en fonction de la durée du stage. Cette somme sera déterminée à l'aide du simulateur de calcul disponible sur le site internet Service-Public.fr (pour une gratification basée sur le taux horaire minimale). La montant indiqué sur la convention correspondra à la somme totale des versements, à la gratification mensuelle lissée ou au taux horaire minimum légal (3,75€ au 01/01/2019). La gratification n'est pas obligatoire, quelque soit la durée, pour un stage se déroulant à l'étranger (hormis dans une représentation française à l'étranger comme une ambassade).

Les missions seront détaillées et indiquées dans l'encadré prévu à cette effet (ou sur une feuille annexe jointe à la convention). Elles auront été préalablement validées par le responsable pédagogique (directeur de mémoire ou à défaut responsable de diplôme).

Si vous avez un doute sur les informations à indiquer contactez le bureau des stages de l'IHEAL.

 

Si votre stage se déroule à l'étranger

La fiche pays et l'annexe 2 sont obligatoires : cette dernière est disponible sur l'"Application stage" en ligne (en cliquant sur "Besoin d'aide ?" en page d'accueil). Il faudra l'imprimer et la faire signer en quatre exemplaires. Merci de consulter l'ensemble de la procédure sur la page "FAQ - Stages à l'étranger".

Remarques : Pour tout projet de stage à l'étranger, vous devez au préalable en informer votre enseignant référent puis remplir une demande de fiche pays via le formulaire en ligne sur le site de l'université. Une convention de stage pour une zone qualifiée "orange" ou "rouge" par le site Conseils aux voyageurs du MEAE ne sera pas acceptée par l'université.

 Le circuit des signatures pour des stages se déroulant en Amérique latine (ou autres pays hors Europe/États-Unis/Canada) est différente. Merci de lire et suivre attentivement la procédure suivante.

 

3) Le circuit des signatures de la convention de stage

Soyez prévoyant.e : il faut environ trois semaines pour obtenir toutes les signatures pour un stage se déroulant en France. Cette procédure est évidemment beaucoup plus longue pour un stage à l'étranger.

ATTENTION : la convention (y compris l'annexe 1, l'annexe 2 et la fiche pays) devra être imprimée en 4 exemplaires avant signature.

Une fois que toutes les rubriques ont été correctement remplies, la convention doit être signée en quatre exemplaires autographes (chaque signature est de la main du signataire, ce ne sont pas des photocopies, les conventions signées n'ont pas été transmises par fichier attaché).

■ L'étudiant.e imprime l'annexe 1, son contrat d'assurance de responsabilité civile, en quatre exemplaires. Il ajoute à la main le nom de la compagnie d'assurance et le numéro de la police d'assurance aux quatre exemplaires.

L'étudiant.e fait d'abord signer le tuteur (en page 1) et le représentant de l'organisme d'accueil (en page 4). Le cachet  de l'entreprise devra être apposé sur les quatre exemplaires.
Le représentant peut être le dirigeant de la structure, ou un responsable RH.
L'étudiant.e doit faire également signer le tuteur qui va assurer le suivi de son stage dans l'organisme d'accueil

L'étudiant.e signe ensuite les quatre exemplaires.

Il fait signer son enseignant-référent à l'IHEAL. Il s'agit de votre directeur ou directrice de mémoire ou à défaut le responsable de diplôme.
        
Il remet sans tarder les quatre exemplaires au bureau des stages de l'IHEAL qui soumettra les documents à la signature de la directrice et qui le préviendra que ses conventions sont prêtes. Le cachet du département sera apposé sur les quatre exemplaires.
    
Il récupère au bureau des stages deux exemplaires de la convention, un pour lui, un pour l'organisme d'accueil. Le troisième exemplaire reste dans les archives du département, le quatrième est transmis par le département au BAIP/Bureau des stages.

 

4) Modifications en cours de stage

Toutes modifications des clauses figurant sur la convention initiale, une fois qu'elle a été signée et validée (durée du stage, prolongation, modification de la gratification, interruption...) devront faire l'objet d'un avenant téléchargeable via votre espace iSorbonne. L'avenant devra être rédigé en 4 exemplaires et suivre le même circuit des signatures que pour la convention de stage.

 

STAGE AU MINISTÈRE DE L'EUROPE ET DES AFFAIRES ÉTRANGÈRES (MEAE)

Attention les stages au MEAE suivent une procédure différente, notamment au niveau de la candidature.

Le Bureau des Stages (stages@sorbonne-nouvelle.fr) est le correspondant MEAE chargé de délivrer l'accord de principe de la Sorbonne Nouvelle à votre candidature. Il est en copie des courriels que le MEAE va échanger avec vous.

A chaque offre de stage à laquelle vous postulez sur la BIEP est joint un formulaire de candidature en pdf.

Vérifiez d'abord auprès de votre enseignant référent des stages de Département que cette offre correspond bien aux exigences pédagogiques de votre cursus (et respecte les périodes autorisées pour effectuer un stage, si votre département l'a prévu pour votre année de formation).

Consultez les conseils aux voyageurs du site du MEAE, notamment la carte du pays d'accueil dans la partie "sécurité".  Soyez attentif au "code couleur" de cette carte : l'université ne vous autorisera pas de stage dans les zones "orange" ou "rouge" !

Merci de compléter les parties du formulaire qui vous concernent (privilégiez un PC à un MAC, ce dernier peut poser des problèmes de saisie) avant de transmettre le document en pdf modifiable au Bureau des Stages avec un scan de votre certificat de scolarité de l'année en cours et d'une attestation de votre affiliation à la sécurité sociale française.

Nous remplirons l'accord de principe de l'Université et vous retournerons le formulaire. Nous vous remercions de joindre ce document à votre CV et lettre de motivation et d'envoyer l'ensemble au MEAE.

IMPORTANT : le Bureau des Stages de la Sorbonne Nouvelle Nouvelle ne sera pas en mesure de traiter vos formulaires durant les congés. Merci de consulter nos horaires d'ouverture.

Référez à vous à la page dédiée sur le site de l'Université.